La clave perfecta para organizar reuniones efectivas
La profesora y entrenadora ejecutiva Encarna Teruel enfatizó que la calidad de tus decisiones está relacionada con la calidad de tus reuniones. Al organizar una reunión efectiva, es crucial asignar tiempo razonablemente, determinar los objetivos a alcanzar y tener en cuenta eventos imprevistos. Para los expertos, cuando llevamos a cabo conversaciones de alta calidad, promovemos el pensamiento organizado y obtenemos mejores soluciones.
"Los resultados de tu empresa están directamente relacionados con la calidad de tus decisiones (...) Y es entonces cuando se empieza a ver que las reuniones tienen sentido".
Todos sabemos que la misión de un directivo, además de dirigir, es la de tomar decisiones, decisiones que se toman en las reuniones.
Además, los resultados de tu empresa están directamente relacionados con la calidad de tus decisiones.
Resultados de tu empresa, calidad de las reuniones y calidad de tus decisiones están directamente relacionadas.
Me explico, pero déjame que lo haga a través de un ejercicio:
Te invito a que cojas una calculadora y sumes todas las horas mensuales que pasas en reuniones, tú y todos los que se reúnen en la empresa; no sólo la dirección, sino también los mandos intermedios que a su vez se reúnen, tras su reunión en la dirección, con los del siguiente escalafón.
Ahora calcula, si ahorraras al mes “solo 2 horas” de cada una de las personas que participan en reuniones y multiplicas por el valor/hora de una persona, saca la cuenta de cuánto ahorraría la empresa a lo largo del mes, todo ello sin olvidar el coste/oportunidad.
Por ejemplo, un comité de 10 personas ahorraría 20 horas y éstos a su vez con su equipo otras tantas, suma todas las horas de productividad y dólares que están dejando perder, a ver que te viene a la mente.
¿Y por qué es esto?
Muy sencillo, la mala calidad de las reuniones.
La mayoría de la gente pasa del 100% del tiempo de una reunión, en el análisis del problema , apenas dedicando nada al objetivo, a las opciones para resolver el problema y al plan de acción.
Es decir, en muchas ocasiones, se convierten en reuniones de “prestigio”, se orientan a discutir, echar balones fuera, justificar, buscar “porqués” y el directivo, se convierte en un árbitro, donde gasta su energía y tiempo en sacar tarjetas amarillas y rojas y pitar “fueras de juego”, en lugar de dedicarse a lo que es su misión, facilitar la toma de decisiones.
Las mejores decisiones se toman en reuniones en las que el tiempo se gestiona así:
25% a la fijación y alineación del objetivo que queremos lograr al finalizar la reunión.
25% al análisis de la realidad, del problema o de la situación actual
25% a la generación de opciones creativas y aportación de ideas para resolver o buscar la mejor solución
25% para establecer el plan de acción de la decisión, designación de responsables de ejecución y de seguimiento de la misma.
Cuando el tiempo se gestiona así y gracias a que todo el equipo asume la responsabilidad, siendo corresponsables del resultado de la reunión, gracias a la asunción de unos determinados roles (facilitador, presionador de decisiones, piloto, marcador del tiempo, anfitrión), generamos conversaciones de calidad, que nos facilitan e impulsan a buenas reflexiones y buenas decisiones , además de que entonces el directivo puede y empieza a abandonar el puesto de árbitro y asume el de entrenador y presidente del equipo para llevar al mismo al mejor resultado de la liga.
Y es entonces cuando se empieza a ver que las reuniones tienen sentido, fin y resultados.
Y dicho esto, me gustaría preguntarte:
¿En cuántas ocasiones has fijado una reunión sobre otra reunión anterior, pues no se resolvió el asunto para el que se reunieron?
¿En cuántas ocasiones has tomado decisiones que no se han ejecutado?
¿En cuántas ocasiones sales frustrado/a y mirando el reloj, porque tus reuniones son una pérdida de tiempo?
Si te ves reflejado/a en estas u otras preguntas, es porque tienes un área de mejora en la calidad de tus reuniones.
Por ello te invito, sólo a que la próxima semana o mes, saques calculadora y hagas números, tras ello, plantéate qué vas a hacer para que, dejen de caerse los dólares por el bolsillo roto del pantalón de la empresa.
Y, recuerda: ¡el tiempo no es oro, son dólares!
Autor: Encarna Teruel
Agitadora Consciencias | Humanizando Organizaciones | Impulso la Transformación de Líderes&Equipos.
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