Las 7 C´s de la Comunicación Efectiva

¿Quieres que te escuchen?

Contar con una comunicación efectiva es asegurarse de que el receptor recibe el mensaje. Una comunicación en las empresas clara y eficaz llega a aumentar la productividad: correos electrónicos, llamadas de conferencias, informes, debates… Y así una larga lista.

La comunicación efectiva: las siete Cs de Scott Cuttlip y Allen Center

A continuación, se detallan las Siete Cs:

1. Clara

Al escribir o hablar con alguien, se debe tener claro su objetivo o mensaje. ¿Cuál es el propósito al comunicarse con esta persona? Si no se está seguro, la audiencia tampoco lo estará.

Para ser claros, se debe tratar de minimizar el número de ideas en cada oración. Para ello, se debe asegurar que la misma sea fácil para que su lector pueda entender su significado. Las personas no deberían tener que “leer entre líneas” y hacer suposiciones por sí mismas para comprender lo que estás tratando de decir.

A continuación, un mal ejemplo:

“Hola Mario,

Quería escribirte una nota rápida sobre Daniel, que trabaja en tu departamento. Es un tema importante, y me gustaría hablar más sobre él cuando tengas tiempo”.

¿De qué trata este correo electrónico? No se sabe. En primer lugar, si existen varios hombres Daniel en el departamento de Mario, este no sabrá de quién se está hablando.

Posteriormente, ¿qué está haciendo Daniel? Tampoco es posible saberlo. Mario deberá volver a escribir el correo para contar con más información.

Por último, ¿cuál es el propósito de este correo electrónico? ¿Simplemente se quiere tener una charla sobre Daniel o hay algún objetivo más específico aquí? No hay sentido de propósito para este mensaje, por lo que es un poco confuso.

A continuación, se establece el correo electrónico bueno: 

“Hola Mario,

Quiero escribirte una nota rápida sobre Daniel García, que trabaja en tu departamento. En las últimas semanas, ha ayudado al departamento consiguiendo buenos resultados.

Tenemos un proyecto complicado debido a que se ejecutará en un plazo corto de tiempo, y su conocimiento y habilidades serán excelentes. Necesitamos evaluarle al alza ¿Podrías ayudarme con ello?

Agradecería hablar contigo sobre esto. ¿Cuándo es mejor llamarte para debatir esto?

Un saludo.”

Este segundo mensaje es mucho más claro porque el lector tiene la información que necesita para tomar medidas.

2. Conciso

Cuando se es conciso en la comunicación, es más fácil ceñirse a lo que se desea decir. La audiencia no quiere leer seis oraciones cuando el mensaje podría resumirse en tres.

Por ejemplo:

– ¿Hay algún adjetivo o “palabras de relleno” que se puedan eliminar? A menudo sobran palabras como “por ejemplo”, “definitivamente”, “literalmente”, “básicamente” o “quiero decir”.

– ¿Hay alguna oración innecesaria?

– ¿Se repiten ideas?

3. Concreto

Cuando el mensaje es concreto, el público tiene una idea clara de lo que se le dice. Existen detalles (pero no demasiados) y diferentes hechos vívidos, existiendo un enfoque directo. El mensaje es sólido.

Un mal ejemplo sería el siguiente (es una copia publicitaria):

“El asistente de Lunchbox le ahorrará tiempo todos los días”.

Una declaración como esta probablemente no hará vender muchos de estos productos. No existe pasión, ni detalles vívidos, nada que genere emoción, y nada que le diga a la gente de la audiencia por qué debería comprar el producto. Este mensaje no es lo suficientemente concreto como para establecer diferencias.

El buen ejemplo:

“¿Cuánto tiempo pasas todos los días preparando los almuerzos de tus hijos? ¡No gastes más tiempo! Simplemente cuenta con un asistente como Lunchbox: se guarda en el refrigerador para brindar a tus hijos un almuerzo saludable y ¡ten más tiempo para estar con ellos!”

Este anuncio publicitario es mejor porque hay experiencias vívidas. La audiencia puede imaginar pasar tiempo con sus hijos: ¿qué padre o madre quiere lo contrario? Al indicar que el producto se almacena en el refrigerador también se explica que es práctico. El mensaje ha cobrado vida a través de estos detalles.

4. Correcto

Cuando la comunicación es correcta, el público la podrá comprender. Y la comunicación correcta también es comunicación libre de errores, incluso sin la ayuda de un corrector ortográfico. En ella se debe asegurar que el mensaje es correcto realizando las siguientes preguntas:

• ¿Los términos técnicos que usa se ajustan al nivel de educación o conocimiento de su audiencia?

• ¿Se ha revisado la escritura para evitar posibles errores gramaticales?

• ¿Están todos los nombres y títulos escritos correctamente?

A continuación, un mal ejemplo:

“Hola Daniel,

¡Muchas gracias por estar conmigo hoy en el almuerzo! Disfruté nuestra conservación, y estoy deseoso de seguir adelante en nuestro proyecto. Estoy seguro de que la fecha límite de los dos no será un problema.

Gracias de nuevo, ¡y hablaré pronto contigo!”

Si se lee con rapidez este ejemplo, es posible que no se haya detectado ningún error. Pero en una lectura más cercana y detenida se puede encontrar uno.

El primer error de ellos es que el escritor escribió accidentalmente “conservación” en lugar de “conversación”. Este error común puede ocurrir cuando estás escribiendo demasiado rápido. 

De nuevo, los correctores ortográficos no detectarán errores de palabras como esta. Por ello, siempre es importante realizar una revisión del texto.

5. Coherente

Cuando la comunicación es coherente, es lógica. Todos los puntos se encuentran conectados y son relevantes para el tema principal y el tono y el texto son consistentes.

A continuación, un mal ejemplo:

“Sofía,

Quería escribirte una nota rápida sobre el informe que terminaste la semana pasada. Se lo di a Carolina para que lo comprobara, y ella quería asegurarse de que supieras que tenemos reunión de departamento este viernes.”

Como se puede ver, este correo electrónico no comunica su punto muy bien. ¿Dónde está el comentario sobre el informe? Ella comenzó a mencionarlo, pero luego cambió el tema a la reunión del viernes.

El ejemplo bueno sería el siguiente:

“Hola, Sofía

Quería escribirte una nota rápida sobre el informe que terminaste la semana pasada. Se lo di a Carolina para que lo comprobara, y ella me hizo saber que hay algunos cambios que necesitarás hacer. Ella te enviará por correo electrónico sus comentarios detallados durante la tarde.”

En este caso, no se menciona la reunión del viernes. Esto se debe a que el recordatorio de la reunión debe ser un correo electrónico completamente independiente. De esta forma, se puede eliminar el correo electrónico de comentarios del informe después de hacer los cambios, pero guarda el que habla sobre la reunión como su recordatorio para asistir. Cada correo electrónico tiene solo un tema principal.

6. Completa

En un mensaje completo, el público tiene todo lo que necesita para estar informado y, si corresponde, tomar medidas.

¿El mensaje incluye una “llamada a la acción” para que la audiencia sepa claramente lo que quiere que haga?¿Se ha incluido toda la información relevante: nombres de contacto, fechas, horas y ubicaciones?

A continuación, el mal ejemplo:

“Hola a todos, 

¡Solo quiero enviarles un recordatorio sobre la reunión que tendremos mañana!

Hasta entonces”

Este mensaje no está completo por razones obvias. ¿Qué reunión? ¿Cuándo es? ¿Dónde? Se ha dejado al equipo sin la información necesaria.

Buen ejemplo:

“Hola a todos,

Solo quería recordaros la reunión de mañana sobre las nuevas políticas de teletrabajo. La reunión será a las 10:00 a.m. en la sala de conferencias del segundo piso. Por favor, avisadme si no podéis asistir.”

7. Cortés

La comunicación cortés es amigable, abierta y honesta. No hay insultos escondidos o tonos agresivos. Mantiene el punto de vista de su lector en mente y siente empatía con sus necesidades.

Mal ejemplo, a continuación:

“Jennifer, 

Quería decirle que no estoy de acuerdo en cómo su equipo siempre monopoliza la discusión en nuestras reuniones semanales. Tengo muchos proyectos y realmente necesito tiempo para analizar el progreso de mi equipo. Hasta ahora, gracias a su departamento, no he podido hacer eso. ¿Pueden asegurarse de que saquen tiempo para mí y para mi equipo la próxima semana?”

Este mensaje no es cortés. En él no se deben iniciar peleas en la oficina. Y este correo electrónico no hace más que crear malos sentimientos, lo que puede reducir la productividad y la moral. Un poco de cortesía, incluso en situaciones difíciles, es aconsejable.

El buen ejemplo sería el siguiente:

“Hola, Jennifer:

Quería escribirte una nota rápida para pedirte un favor. Durante las reuniones semanales, tu equipo hace un excelente trabajo destacando su progreso. Pero se dispone de una parte del tiempo que necesito para que mi equipo resalte el suyo. Realmente agradecería que pudieras darle a mi equipo un poco más de tiempo cada semana para cubrir completamente sus informes de progreso.

Muchas gracias y, por favor, avísame si hay algo que pueda hacer por ti”.

La diferencia es abismal: el correo electrónico es cortés y amigable, y tiene pocas posibilidades de propagar malos sentimientos en la oficina.

Cumplir con estas siete Cs en la oficina hará que una organización consiga una comunicación efectiva. ¡Emprender una buena comunicación es posible!

Fuente: Cerem Comunicación

Ilustraciones: Daniela Castillo